De werknemer hoeft niet over de aard en oorzaak van de ziekte in detail te treden, maar dat betekent niet dat hij geen enkele verdere mededeling hoeft te doen. Het zou anders wel erg moeilijk worden om een verzuimbeleid te voeren. Naast preventie bestaat verzuimbeleid namelijk ook uit het bevorderen dat de werknemer zo spoedig mogelijk terugkeert in het arbeidsproces. Je hebt voor een succesvol re-integratiebeleid meer informatie van je zieke werknemer nodig dan alleen een ziekmelding. Zo kan je onder andere bepalen of je het loon moet doorbetalen en hoeveel, of de werknemer werkzaamheden kan verrichten en of je de werkplek van de werknemer moet aanpassen.
Welke vragen mag je bij ziekmelding van een werknemer stellen?
Als werkgever mag je een werknemer die zich ziek meldt, vragen naar de volgende gegevens:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
- De lopende afspraken en werkzaamheden;
- Of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
De Ziektewet heeft voor de ‘no-risk polis’ en de ‘oudere langdurig werkloze-regeling’ een uitzondering gemaakt. Vraag je aan jouw werknemer of hij of zij mogelijk onder één van deze twee vangnetregelingen valt? Dan moet jouw werknemer je daarover informeren. Deze verplichting geldt pas zodra de werknemer twee maanden of langer in dienst is. Dit kun je vinden in art. 38b van de Ziektewet.
Wat mag je registreren over de ziekmelding van een werknemer?
Dit zijn ook (alleen) de gegevens die de werkgever mag registreren. Andere gegevens mag de werkgever in principe niet registreren over een zieke werknemer. De eventuele toestemming van de werknemer om andere gegevens wel te registreren, helpt daarbij niet. Als het gaat om privacy, is het uitgangspunt namelijk dat een werknemer een werkgever geen vervangende toestemming kan geven. De gedachte hierachter is dat de gezagsverhouding tussen een werkgever en werknemer, een werknemer het gevoel kan geven dat hij gedwongen is om toestemming te verlenen en dat daardoor geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting.
Een uitzondering geldt als het noodzakelijk is om van de ziekte of het gebrek van de werknemer op de hoogte te zijn, bijvoorbeeld vanwege de gezondheid van de werknemer of de veiligheid voor de werknemer en zijn omgeving. Dan mag de werkgever de door de werknemer vrijwillig verstrekte informatie wél registreren, zodat hij maatregelen kan nemen om te handelen als de ziekte of het gebrek zich manifesteert. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij epilepsie of bij suikerziekte.
Wat mag je bij ziekmelding niet vragen en ook niet verwerken?
Als werkgever mag je niet naar de aard van de ziekte vragen. Als de medewerker dit niet uit zichzelf vertelt, mag je dus niet vragen naar wat de werknemer heeft en hoe dat zo is gekomen. Dat mag alleen als sprake is van een arbeidsongeval omdat hij dat ongeval dan mogelijk moet melden aan de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Let op! Ook als de werknemer uit zichzelf aan de werkgever vertelt wat de aard en de oorzaak van zijn ziekte is, mag je die informatie als werkgever niet registreren.
Advies nodig?
Heb je een vraag rondom ziekmelding van je werknemer? Neem dan contact met ons op.